Как сделать автоматическую нумерацию в Excel?

Программа Excel предназначена для разнообразных вычислений и расчётов. Используемые в них последовательности данных нередко бывает нужным пронумеровать. Это можно сделать несколькими способами. Рассмотрим их на примере списка товаров из трёх столбцов с названиями артикулов (в виде латинских букв), цены поставщика и торговой цены. Список расположен на Листе1 файла Пример10.xlsx.

Посредством мышки или двойного щелчка

Предположим, что нужно пронумеровать (инкрементировать) список товаров. Инкрементированием называется последовательное увеличение на единицу последовательности цифр.

1. Щёлкнуть ячейку D1 и набрать название нового столбца «Нумерация»
2. В ячейки D2 и D3 ввести первые два значения будущей нумерации как намёк программе Excel.

3. Выделить заполненные ячейки D2 и D3 и установить курсор мыши точно на правый нижний угол выделения (должен появиться маленький крестик).
4. Движением нажатой мыши распространить нумерацию на все строки столбца «Нумерация». Как видно, программа «намёк поняла».

Внимательный читатель может поставить под сомнение практическую ценность произведённого инкрементирования. Ведь строки Excel изначально пронумерованы и видны на экране компьютера. Правда, в поле зрения попадают только первые три десятка. А их количество может составлять сотни и тысячи. В таких случаях распространять нумерацию движением нажатой мышки неудобно.

К счастью, вопрос решается очень просто. Если заполненных строк много, то следует повторить шаги 1–3 (см. выше), после чего – произвести двойной щелчок на вышупомянутом крестике в правом нижнем углу. В результате будет пронумерован весь диапазон данных вплоть до последней строки.

Посредством прогрессии

В Excel есть встроенный инструмент – «Прогрессия», один из вариантов которого удобен для автоматической нумерации строк.

1. Ввести 1 в ячейку D2.
2. Выделить заполняемый диапазон ячеек.
3. На вкладке «Главная» открыть группу инструментов «Редактирование».
4. Открыть инструмент «Заполнить» и щёлкнуть «Прогрессия».

5. В одноимённом окне оставить без изменения параметры по умолчанию типа, расположения и шага, и щёлкнуть ОК.

В результате будет осуществлена автоматическая нумерация выделенных ячеек.

В заключение описания этого способа отметим возможность задавания «Предельного значения» в окне «Прогрессия». Например, при задании числа 20, автоматическая нумерация будет остановлена на этой цифре.

С помощью формулы

Этот способ отличается от предыдущего тем, что после введения в ячейку D2 начальной единицы, в ячейку D3 вводится формула, подчёркнутая красной чертой на строке формул.

После её выполнения в ячейке D3 появится число 2. При дальнейшем движении вниз нажатой мышкой эта формула распространится на все последующие строки. Внешне результат не будет отличаться от первого способа.

С помощью функции СТРОКА

1. Щёлкнуть ячейку результата D2.
2. Перейти на вкладку «Формулы», открыть список категории «Ссылки и массивы», и щёлкнуть функцию СТРОКА.

Синтаксис этой функции состоит из единственного аргумента – ссылки на ячейку (или диапазон), для которой определяется номер изначальной нумерации.

Нетрудно понять, что при щелчке на галочке в строке формул, функция возвратит значение, равное 2. Это нас не устраивает: нумерация должна начинаться с единицы.

3. На строке формул добавить -1, после чего щёлкнуть галочку. Как видно, нумерация началась с единицы.

4. Распространить формулу на оставшиеся ячейки, как мы это делали в разделе «Автоматическая нумерация».

С помощью функции МАКС

Статистическая функция МАКС возвращает наибольшее значение из сканируемого диапазона. Он и является единственным обязательным параметром этой функции.

С помощью этой функции можно правильно пронумеровать строки, в диапазоне которых встречаются пустые строки. Естественно, что при автоматической нумерации они должны быть пропущены.

1. Ввести 1 в ячейку D1.
2. Щёлкнуть ячейку D2, перейти на вкладку «Формулы», и в выпадающем списке «Статистические» щёлкнуть функцию МАКС.

3. В ячейке D2 ввести формулу, показанную на нижнем скриншоте. В качестве единственного аргумента функции МАКС указан диапазон значений. При этом начальное значение строго фиксировано абсолютной ссылкой, условным обозначением которой служат два знака доллара. Концом же диапазона будет последняя ячейка после протягивания.

4. Щёлкнуть галочку на строке формул.
5. Движением вниз нажатой мыши распространить формулу на весь диапазон.

На первый взгляд, мы не достигли нашей цели. Но, после ручного удаления значений ячеек D11 и D19, произойдёт мгновенный перерасчёт с получением нужного нам результата.

С помощью функций СЧЁТЗ и ЕСЛИ

Описанную «умную» нумерацию с пропуском пустых строк можно сделать полностью автоматической посредством комбинации функций СЧЁТЗ и ЕСЛИ.

Сущность и синтаксис статистической функции СЧЁТЗ представлены на скриншоте.

В рассматриваемом способе функция СЧЁТЗ будет действовать в совокупности с логической функцией ЕСЛИ, суть и синтаксис которой ясны из скриншота.

1. Щёлкнуть ячейку D2 и ввести в неё формулу, подчёркнутую красной чертой на строке формул. Открывающие и закрывающие кавычки рядом означают пустую строку (или пробел). А полный логический «перевод» введённой формулы выглядит следующим образом.

«Если ячейка артикула товара (и вся строка) пуста, то ничего не делать. В противном случае – присвоить ей очередной номер.»

2. Щёлкнуть галочку на строке формул.

3. Движением вниз нажатой мышки распространить подсчитанный для первой строки номер на последующие строки столбца «Нумерация».

Как видна, «умная» автоматическая нумерация реализовалась безупречно.